怎么快速编辑排版wps中大量文字（专业行政必备的word/wps文档排版法则）

今天在抖Y看到一个视频，内容表达的大致意思是：

一位新入职员工，直属领导给其安排的最主要的工作是给最近加班忙碌的同事们冲泡面，这位新员工用手绘图片和文字的形式详细记录同事各自喜欢的口味、软硬度、加鸡蛋/香肠选择。

视频附上的文字是~这样的员工如果不给升职加薪，会后悔！

我很欣赏可以主动把小事做到极度细致且追求完美结果的人，各行各业都会出现这样的精英，钻研做事总会抬头遇见曙光。

在行政类文档排版上，有的行政人可以把这类小事钻研做到完美，细心的参阅者会赏心悦目，犹如欣赏一幅画。

■ 文件名称一定要修改

文件名切记要进行修改，这是证明你比较专业的细节展示之一。

存储名可以以"时间（月、日） 文件内容 年份"的存储。

比如，公司参加一个会务活动向组委会发送本公司的报名表，以下图片（右侧）文件的命名方式，组委会工作者应该很喜欢。

上图（左侧）的文件名弊病很多，如果参加单位较多，左侧的文件名命名会存在被漏掉的风险。

好的文件名命名规则是：不仅升级了自己，而且会方便他人。

■ 杜绝出现错别字、标点符号及语句不通顺问题

这是常识，不做解释。

不过若领导发来一电子文档，要求仅仅是排版，我们仍须全文通读，修正文字、标点符号及语句。

■ 设置文档内容的标题、字体、字号等

一个正式或是常用的文档，需要对各级标题、正文的字体、字号设置。

文档主标题，推荐使用小标宋，或者根据自己的喜好，选择适合做标题的字体，如方正中等细线黑、微软雅黑（非商用时）；在字号上一般是二号。

在正文字体的颜色选择上，追求简洁，一般统一使用黑色，可以根据情况对一级标题选择其他颜色（同色）。字体上，可以按照公文的标准，即：

一级标题：黑体，三号，加粗；

二级标题：楷体，三号，加粗；

三级标题：仿宋，三号，加粗。

■ 增加页码

页码，是word文档的必备。如下形式是比较受欢迎的，无论阅读至几页，都能清晰的知晓该文档的总页数。

以上形式，在页码设置中是没有此格式的，需要在插入页码后，进入到页码编辑区域，在页码前增加“第”，在页码后增加“页，共11页”。

■ 格式要求过高的文件排版项

01 除“02”涉及的排版项外，还需要设置页边距。除去公文标准固定页边距外，我一般设置如下图：

经过测试，该页边距设置呈现出来的视觉效果有一定的美观度，且不造成浪费。

02 文档中若有图片的，规格需统一

03 新章节最好从新页开始

不过，当上一章节内容结束位置处于页面中心或偏上时，从阅读方便和节约的角度，新章节可从当前页开始。

■ 复杂文档排版项

01 增加目录（自动生成）

02 增加封皮

■ 高标准文件排版项

01 增加含企业信息的定制页眉页脚

02 页面中增加含企业LOGO的定制水印

03 增加排版亮点

拥有对文字重要性提取能力，对重要的内容做重点处理。比如下图，将“特别说明”一览（下图左侧修改前）排版成为表格形式（下图右侧修改后）—

修改前/修改后

再比如，对叙述性文档较多的内容增加标识提示，比如：

04 文字表述修正提升的能力

如果您有更好的排版技巧，欢迎在同名公众号留言框留言。

以上，

祝好。

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