飞书默认设置(这套系统从几千人用到十万人)

首页教程更新时间:2023-05-28 00:18:23

(本文首发于“刘润”公号,订阅“刘润”公号,和我一起洞察商业本质)

今天,飞书CEO谢欣,正式发布了飞书的下一代人才管理套件:飞书People。这个套件,包含了飞书人事、飞书招聘、飞书绩效和飞书OKR,四个组件。

我其实提前知道,飞书今天要发布这个套件。但看完发布会,还是被谢欣的演讲触动了。一句话形容我的感觉:

当管理艺术,遭遇理工思维,会迸发出太多你意想不到的惊喜。

为什么这么说?这要从谢欣的经历讲起。

谢欣毕业于北京大学计算机系。毕业后加入微软、百度等几家公司,先后做过技术、产品乃至CTO等多个岗位。然后,他在2014年接受了张一鸣的邀请,正式加入了字节跳动。你一定认为张一鸣邀请谢欣担任的职位无外乎是产品负责人、首席技术官等岗位,但其实都不是。

谢欣当时的职位是:人力资源副总裁(HRVP)。

很难想象。不知这个决定背后,是张一鸣“不拘一格降人才”更多一些,还是谢欣“勇于挑战不后悔”更多一些。

但是,谢欣的理工思维,在人力资源副总裁这个职位上,确实碰撞出了大胆的火花。

为什么,不能把公司当成一个产品(就像今日头条,抖音一样)来管呢?

如果公司是一个产品,那么,它的输入是:资本、机会、信息、人才;它的输出是:利润、服务、产品。输入中,最重要的是人才的输入。如果输入中“人才质量”不佳,管理中“人才信息”不透明,那输出当然就有问题。

这就是“管理艺术,遭遇理工思维”。

那怎么办?

这时,人力资源副总裁们,通常会从制度和流程上探索改进的艺术。但是,谢欣是一个担任过CTO的HR啊。他觉得,这些问题是可以通过工具来解决。

2016年,谢欣开始掌管公司的“效率工程团队”。他从人力资源的世界,重新回到了技术的平行宇宙。在这个宇宙里,他带领团队,把自己这几年在管理艺术里得到的滋养,写成代码。半年后,人才管理套件People正式上线,并在字节内部开始使用。然后,这个“火花”不断燃烧,不断燃烧,最终成为了“火把”,变成了今天的“飞书People”。

那么,“当管理艺术,遭遇理工思维”,到底会迸发出什么你意想不到的惊喜呢?

今天,我试着说给你听。


飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(1)

“你在面试候选人的时候,候选人也在面试你”

如果把公司当成是一个产品,那么人才,就是这个产品的用户。越是优秀的人才,他面前可选的产品就越多。你选择了某个人才,但是这个人才未必选择你。因为你在面试他的时候,他也在面试你。你的招聘过程的体验稍差一些,可能就被排除了。

所以,用理工思维来看,“公司”这个产品的“招聘”模块,有很多可以“优化”的地方了。

比如呢?比如很多。谢欣说。润总,你知道字节一年要安排多少场面试吗?100万场。平均每天3000场。我们遇到过太多的面试问题。很多面试问题,都是可以通过工具解决的。

第一,面试时间。

好的人才,很忙。他们不会赋闲在家。他们通常都在非常重要的岗位上。一直开会,一直出差。好的面试官,也很忙。他们通常也在非常重要的岗位上,也在开会,也在出差。约个见面,其实很难。好不容易约好了,突然面试官出差了。一周后再约,候选人已经被抢走了。

怎么“优化”?视频面试。

线下面试 = 同一时间 同一地点。为什么一定要同一地点呢?银行开户都能远程了,公司面试为什么不能远程?

所以,我们在做飞书People里“飞书招聘”这个组件时,把视频面试当成了默认设定。视频面试 = 同一时间 不同地点。不需要出现在同一地点,只需要占用同一时间,那就简单多了,你总能在双方的日程里见缝插针。现在,视频效果这么好。我们已经有90%的面试,都是通过视频在线完成的。

飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(2)

(见缝插针地安排在线面试)

第二,面试问题。

有多少人,真会面试?想了解一个候选人能不能扛压。怎么提问?很多人会问:你能扛压吗?候选人回答:能。然后,就没有然后了。大部分人,是没有经过面试训练的,很难问出好问题。

怎么优化?面试助手。

我们在飞书招聘里,预设了一个题库。比如,你要招一个高级产品经理,你就在面试助手里,选择“高级产品经理面试模板”这个题库。高级产品经理,很需要关注细节的能力,产品优化的能力,拥有超出常人的产品思维。你想测试候选人的“产品优化”能力,怎么提问?从题库里直接选这道题:

如果让你优化你最喜欢的产品的一个功能,你会选择哪一个?怎么优化?

题库里,有关于考点的详情,供你对照候选人的回答,作参考。

说再多次面试重要、面试重要,都不如把面试题库放在面试官手边。这就是工具的价值。

飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(3)

(从题库里选择面试问题)

第三,面试评价。

一些重要的岗位,通常都会有多轮面试。4轮,5轮,6轮,甚至10轮。如果面试官之间没有沟通,就可能出现一个严重的问题:同一个问题被问很多遍。很多面试官都喜欢问:“你人生中遇到过的最大挑战是什么?你是怎么克服的。”候选人一个问题要动情地回答4-6次,谁都受不了。

怎么优化?面试评价。

所有的面试视频,都会自动变成文字记录,同步给下一位面试官。同时,面试官的评价,也会同步。这样,下一个面试官就可以继续深入发问。面试就变成了“专业性接力”,而不是“感觉性重复”。而且,这也避免了一些平庸的面试者,为了自身位置安全,毙掉优秀的应聘者。因为都有记录。

飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(4)

(每个面试官,都可以看到上一轮的评价)

优秀的人才,是一切商业模式的起点。优秀的人,甚至都不能说是你的资产,而是你的客户。面试时,你以为你在选择他,但其实更多的时候,是他在选择你。所以,应聘者的体验,非常重要。我们就是依靠自己的“飞书招聘”这样的工具,不断优化“用户体验”,才能在每天3000场的面试中,赢得人才的选择。

叹为观止。当“管理艺术,遭遇理工思维”,确实给人很多惊喜。

那,招到人之后呢?

招到之后,让每一个优秀的人才,在一个11万人的组织中“被看见”,就非常重要。


飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(5)

“人才必须被看见,而不是被埋没”

什么叫“被看见”?

先给你看一张图,叫:人才管理的双循环图。这张“双循环图”,能充分体现我们对“人”的理解。

飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(6)

(人才管理的双循环图)

这张图的右边,叫“组织外循环”。组织外循环,连接人才和市场。通过这个循环,公司不断从激烈竞争的人才市场上,把优秀的人才吸引到组织内部。

这张图的左边,叫“组织内循环”。组织内循环,连接人才和目标。通过这个循环,一家公司确保人才的个人需求与公司的目标,同心同德,共创价值。

这两个循环的交错点,也就是这张“双循环图”的中心,就是“人”。

这听上去很容易理解。似乎是常识。但是,当你真和一些管理者交流时就会发现,他们对公司的现金流的情况,可能了如指掌;但对自己的员工情况,却了解得少到可怜。

这个员工,是哪个学校、哪个专业毕业的?不知道。但这很重要。做数字藏品项目时,团队里有一个有艺术背景的同学,就非常有帮助;这个员工,在哪几家公司工作过?不知道。但这也很重要。要做组织变革时,其他公司的过往经验,可能就是避坑指南。这个员工,曾经进入过哪些行业?还是不知道。但这更是重要。当公司进入一个领域时,通过跌爬滚打获得的一手认知,是最宝贵的财富。

这些,都是非常宝贵的信息,但管理者却不知道。管理者不知道,人才就没有被看见。没有被看见,就会被埋没。为什么?因为管理者很可能只在面试时,看过一眼员工的简历。只此一次。这个员工一旦被录用,他的所有过往,都被人力资源锁进文件柜,似乎再也不重要。

那怎么办呢?

一个好的人事系统,第一客户不应该是HR。一个好的人事系统,第一客户应该是管理者,甚至是全体员工。因此,我们做了自己的“飞书人事”。在飞书人事里,优秀的人才,必须被看见。

你看,这是在飞书里的“资料页”。这一页,就像是一张“英雄卡”。他所有的长项、学识、评价,都展现在这个小小的页面当中。只要在员工汇报线之上的管理者,就可以随时了解他的闪光点。

飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(7)

(飞书里的“人事页”,就像一张“英雄卡”)

字节跳动发展得非常快。用10年时间,从0发展到了11万员工。这个过程中,管理者的发掘和培养,可以说是个生死攸关的课题。今天的字节,有大量93年/94年生的、非常年轻的团队主管。他们是怎么被发掘出来的?他们就是这么被发掘出来的。

甚至,包括一些重要的高管。

几年前,飞书总裁张楠在找一个新业务负责人。这个负责人去哪里找?张楠在会上,看到一位数据分析师提出了很深入的思考,于是顺手就点开他的“英雄卡”。他发现,这个人的专业和新业务很契合,之前也恰好做过相关领域工作,而进公司以来绩效一直也都很好,正是我们要找的人。于是,张楠就提拔他为业务负责人。很快,这个负责人就把业务带上正轨,现在已经管理了上百人。

人才必须被看见,才不会被埋没。

谢欣说,曾有一位CEO和我抱怨,识人用人真是很大的问题。直到竞争对手做出了一款很厉害的产品,狠狠地打击了自己的业务,才知道对方的负责人原来是从自己公司跳槽去的,而自己却没有发现和用好这样的人才。太多这种“早知道就好了”的故事,都是因为优秀的人才没有被看见。

这个“英雄卡”,不仅对管理者有用,对员工之间的协作,同样有用。

提问:两个部门开会,坐下来的第一件事情,应该聊什么?回答:应该聊彼此的OKR。只有理解了对方的目标后,才能创造性地找到,彼此都有积极性的双赢合作模式。而不是:你应该帮我!你必须帮我!

所以,在员工和员工中间,即使没有汇报关系的查看权限,每个人也可以查看彼此的OKR。以后不要问了,开会之前,先查看一下。原来,这是你今年的OKR目标。这我可以帮你啊!来来来,我们坐下来聊聊。这就是:以前看 PPT,现在看 OKR。

飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(8)

(以前看 PPT,现在看 OKR)

你看,这个“资料页”看上去简单,但在字节,却发挥着巨大的作用。我们有句话,叫做“context not control”。信息是资源,而不是权力。信息只有流动起来,才有价值。否则,就会变成少部分人的权力。

“管理艺术,遭遇理工思维”,真是有趣。

同意,被看见很重要。人才被看见之后,应该怎么用呢?

这就是人才管理双循环的另一个部分,“内循环”了。什么是内循环?就是通过合理的绩效管理,实现目标和人才的一致,也就是大家常说的:上下同欲。


飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(9)

“不让强者被弱者占便宜,不让明星被小白兔抢功劳”

管理中,非常重要的事情,就是上下同欲。而上下同欲的基础,就是上下同利。什么意思?就是让产出越大的人,回报越大。这就是“绩效管理”。听上去很简单。但越简单的事情,常常越难。

为什么?

因为绩效是人评定的,而人心不可度量。自己述职,就可能尽量报喜不报忧;别人打分,就可能尽量说好不说坏。这样,绩效管理的公平性,就会被模糊甚至被扭曲,最终让“强者被弱者占便宜,明星被小白兔抢功劳”。

那怎么办呢?

作为绩效的前置,我们首先做了飞书OKR进行目标设定。飞书OKR的底层逻辑,是:目标管理。

最早系统化提出目标管理的,是现代管理学之父,彼得·德鲁克。美国前总统布什,在将2002年度的“总统自由勋章”授予彼得·德鲁克时,提到他的三大贡献之一就是:目标管理。

你认为,员工是为老板工作,还是为目标工作?如果你认为,员工是为老板工作,那么各级经理的“为所欲为”,各种员工的“向上管理”,就会大行其道,因为上级说你好,就是好。这时,如何获得上级的好感,如何取悦老板,就会变成员工的“核心竞争力”。你可能觉得自己明察秋毫,但其实你在自己的信息茧房里,防不胜防。

员工不能为老板工作。员工必须为目标而工作。这就是:目标管理。公司的目标,到底是什么?讲清楚,分下去,做出来。不要模模糊糊,不要遮遮掩掩。这样,员工才不会在乎各级“领导”的喜不喜欢你,讨不讨厌你。员工眼中不再是老板,而是大家共同的远方。这就是飞书OKR背后所信仰的管理哲学。

但是,说起来简单,做起来很难。因为大家设定目标时,太容易把“愿望”当成O(目标),把“待办”当成KR(关键结果)了。一两个员工,你还能教一下。员工多了,就顾不过来。如果大面积不会设定目标和关键结果,OKR就形同虚设。

那怎么办?用填写助手。

比如,当员工在O(目标)里输入“提高英文水平”时,填写助手会提示,这个目标没有方向性,也不够有挑战。可以改为:十年后,可以用英文做专业领域的分享。你看,这就有方向性了,以可以做分享,为提高的方向。还可以进一步把“十年后”改为“半年后”。半年后,可以用英文做专业领域的分享。这个目标,就既有方向性,又有挑战性了。

再比如,当员工在KR(关键结果)里输入“在某APP里学习日常口语”时,填写助手会提示,这个关键结果,不能明显支持目标(半年后,可以用英文做专业领域的分享)。改为“在某APP学习与专业领域相关的口语表达,能口头说明专业概念”,这个关键结果,如果实现了,我们才会离目标更近了。

另外,“背诵专业词汇”这个关键结果,不可衡量。不可衡量,到时就无法判断是否做到了。背了1个单词,算不算完成了呢?所以,可以改为:能熟练使用200个专业领域的词汇和表达。这才是定量可衡量的。

飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(10)

(用填写助手,辅助完成高质量的OKR)

太有意思了。这就是工具的价值。把需要培训100遍,修改1000遍的东西,通过工具一次性完成,提高效率。

然后呢?有了OKR,然后如何实现“目标和人才”的上下同欲呢?

还是要靠工具。我们做了“飞书绩效”,并用这个工具,来连接“目标和人才”,实现上下同欲。

很多人知道,大多数用OKR管理的公司,并不用OKR的完成度来直接考评员工。为什么?这是因为,我们希望员工尽量设定充满挑战的OKR。而一旦直接用OKR的完成度来考评,员工就会有强烈的动力把目标设得尽量地低。

那怎么考评呢?奖金,终究是要和贡献相关啊。

OKR还是要看的,但是不能只看OKR。我们在“飞书绩效”里,把OKR,以及这个员工的重点工作产出、历史绩效,他的自我评定,以及周围员工的360度环评,一起提供给管理者,做考评的全面依据。

为什么?

因为,我们当然关心一个员工做到了什么,同时也关心周围的同事认为他做得怎么样,更关心他是怎么做到的。

飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(11)

(考评一个员工,不能只看OKR。要看OKR,重点工作产出,自我评定,360度环评)

360度环评?360度环评真的可以作考评参考吗?一个员工周围的同事,难道不会只说好话吗?他们会不会受“近因效应”的影响呢?在考评前刷一波存在感,绩效就上去了?或者打分时,有人总体严格,有人总体宽松,怎么办?

是的。是有这些问题。但是,360度环评,依然是非常重要的。因为它能提供从上往下,看不到的视角和细节。你说的那些问题,可以通过工具来解决的。

比如,我们在“飞书绩效”里,用算法分析了你说的“手松手紧”的问题。有的人天性严格,给所有人打分都很低,算法是可以识别出来的。比如李芳。“飞书绩效”标记她的风格是“严格:-5.0”。那么上级就知道,被评估人通常比他说得好一些。再比如张锐。“飞书绩效”标记他的风格是“宽松:4.5”。那么上级就知道,被评估者可能没有他说得那么好。

每个人的风格,都会体现在行为上。工具会帮我们从行为上,判断出风格,然后调校环评的公平性。

飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(12)

(自动分析每个“360度环评”者的“手松手紧”的风格)

那如果最后做评定的“上级”,也只愿意做老好人,或者也有“手松手紧”的问题呢?

还是靠工具解决啊。我们在飞书绩效,加入了大量的报表,能够看到每个团队的绩效评定。这些报表,可以帮更高级的管理者,或者整个组织“校准”考评结果。

我们把绩效考评的最后得分,从高到低分为5档:S,A,B,C,D。你可以在飞书绩效里设定一个“校准规则”:考评超过A档的,不应该超过20%。那么,“老好人”或者“手松者”,也就是所有人都打A档或者S档的管理者,就会在团队绩效校准时收到上级和HR的建议:你的考评手太松了。

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飞书默认设置,这套系统从几千人用到十万人(16)

左右滑动查看图片

(用大量的表格的规则,来帮助组织“校准”考评结果)

这样,我们才能做到,让为了远大目标而一往无前的员工,获得最大的回报;我们才能做到,不让强者被弱者占便宜,不让明星被小白兔抢功劳;我们才能做到,上下同欲,上下同利,实现人才和组织的互相促进、共同成长。


最后的话

我们总认为,大公司比我们好招人,因为他们薪水高。但其实,大公司与大公司之间,也有激烈的人才竞争。到最后,比的还是对人才的态度。甚至包括面试的每一个小细节。

我们总认为,自己的公司最缺人才,因为总是没人用。但其实,你身边的人擅长些什么,你可能不知道。你以为你缺的人才,可能就在你的身边。你只是没有一张“英雄卡”。

我们总认为,管理就是能赏罚分明,因为重赏出勇夫。但其实,赏罚分明的前提,是明确定义的目标,而不是老板个人的喜好。目标和人才间的“绩效管理”,才是一切的关键。

是的。谢欣说,一个公司有两个核心:事,和人。只关心“事”,能得到短期的结果。但时间一长,受冷落的“人”就跑了。只关心“人”,能得到长期的能力。但如果没有短期业绩,我们活不到长期。

所以,我们围绕“事”,打造了飞书Office(飞书文档,飞书IM等),围绕“人”打造了飞书People(飞书招聘,飞书人事,飞书绩效,飞书OKR)。人,和事。这就是人事。而把人和事连接起来的,就是目标。

感谢谢欣,用方法,用工具,用行动,给大家带来的启发。

也祝愿所有的创业者们:有人才,能成事。

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